Wat we doen

Vijf soorten werk, en hoe elk ervan er gebouwd uitziet.

De tools verschillen per bedrijf. Het werk eronder nauwelijks. Zo ziet elk van de vijf eruit zodra het als systeem draait, afgeleid van de projecten die ze hebben gevormd.

Aanvragen, opvolging en partners

De situatie

Leads, partners en klanten staan verspreid over mailboxen en lijsten. Of een gesprek een vervolg krijgt, hangt af van wie eraan denkt. Partners melden deals in losse berichten, en verlengingen komen als een verrassing.

Wat er gebouwd wordt

Eén CRM met een pijplijn per soort kans: nieuwe partners, directe verkoop, partnerdeals, verlengingen. Bestaande contacten worden één keer overgezet.
Een dagoverzicht van open taken, stilgevallen kansen en afspraken, elke werkdag verstuurd.
Opvolgtaken die vanzelf ontstaan wanneer een contact stil wordt, elk met een conceptbericht dat klaarstaat.
Eén formulier waarmee partners een deal registreren of een licentie aanvragen, dat direct in het CRM landt, met een bevestiging terug naar de partner.
Een verlengdatum bij elke licentie, en ruim daarvoor een taak.

Wat er verandert

U ziet op elk moment welke partners, deals en verlengingen er lopen, zonder een mailbox te doorzoeken. Opvolging gebeurt ook in drukke weken op tijd, en de groei rust minder op het geheugen van de mensen aan de top.

Offertes, dossiers en onboarding

De situatie

Dezelfde klantgegevens worden in een offerte getypt, dan in een contract, dan in een dossier, dan in een onboardingformulier. In een drukke week wordt een van die stappen overgeslagen, en juist die kost later geld.

Wat er gebouwd wordt

Offertes en overeenkomsten, samengesteld uit de notities van één gesprek en de gegevens die uw CRM al heeft, en via één link ter ondertekening verstuurd.
Een intakeformulier dat de inrichting, documenten en accounts van een nieuwe klant voorbereidt, zodat iemand in het team het resultaat controleert in plaats van het met de hand op te bouwen.
Terugkerende dossiers, brieven en standaarddocumenten, gebouwd uit vaste sjablonen en gegevens die u al heeft, en actueel gehouden.
Een getekende overeenkomst die de volgende stappen vanzelf in gang zet: de aanbetaling, de factuur daarvoor, de start van de planning.

Wat er verandert

Elk document klopt de eerste keer, omdat het uit één bron wordt gebouwd, en niemand typt dezelfde informatie drie keer. De stap die vroeger werd overgeslagen, gebeurt gewoon.

Rapportage en gegevens tussen systemen

De situatie

Het CRM, het boekhoudpakket en de branchesoftware hebben elk een deel van de waarheid. Iemand zet in een vast ritme cijfers van het ene naar het andere over, en het maandoverzicht wordt met de hand opnieuw gebouwd uit spreadsheets en e-mail.

Wat er gebouwd wordt

Gegevens die vanzelf tussen systemen bewegen, zodat een klant, een factuur of een project één keer bestaat en overal hetzelfde is.
Periodieke rapportages en een dashboard met de cijfers waarop u stuurt, automatisch samengesteld uit de systemen die ze bevatten.
Binnenkomende documenten en e-mails die worden gelezen, gesorteerd en in het juiste systeem ingevoerd, zodat alleen de uitzonderingen bij een mens terechtkomen.

Wat er verandert

Eén bron van waarheid in plaats van drie versies van hetzelfde getal, en een overzicht dat actueel is wanneer u het opent. Gegevensinvoer die vroeger uren kostte, duurt minuten, met iemand die controleert in plaats van typt.

Teksten en correspondentie uit uw eigen kennis

De situatie

Artikelen, nieuwsbrieven en standaardcorrespondentie worden nooit geschreven, omdat de mensen die het onderwerp kennen geen tijd hebben om te schrijven. Kant-en-klare AI-tools leveren algemene tekst die goedkoop klinkt, en een verkeerd cijfer in druk kost vertrouwen bij precies de mensen die u wilt overtuigen.

Wat er gebouwd wordt

Een kennisbank in een spreadsheet die u beheert: de onderwerpen, wat het bedrijf weet, de toon, en welke feiten wel en niet genoemd mogen worden.
Een fotobibliotheek uit uw eigen website, beschreven en getagd, zodat elk stuk opent met een echte foto uit uw portfolio.
Onderzoek per onderwerp: de bovenste zoekresultaten en aanvullende bronnen, samengevat tot een briefing en een opzet.
Een schrijfstap die de opzet en uw toonregels volgt, en een aparte redactiestap die elk cijfer en elke bewering toetst aan de kennisbank.
Het afgewerkte concept op een vaste dag in de editor van uw website, met foto, inhoudsopgave, leestijd en zoekvelden, en een melding per e-mail.

Wat er verandert

Een vaste stroom stukken die klinken als u en alleen zeggen wat u zeker weet. U kiest de onderwerpen, de kennisbank bepaalt wat er gezegd wordt, en niets gaat live zonder uw goedkeuring.

De juiste tool kiezen, en in gebruik brengen

De situatie

Er is software gekocht die nauwelijks wordt gebruikt, meerdere tools overlappen, of niemand weet zeker welk product het moet worden. Soms gebeurt werk alleen nog met de hand omdat niemand tijd had om in te richten wat het zou doen.

Wat er gebouwd wordt

Een overzicht van de software die u gebruikt, waar die overlapt en waar die ongebruikt ligt.
De keuze en uitrol van een standaardproduct waar dat beter werkt dan maatwerk, met het team erop ingericht en ingewerkt.
Een gedeelde werkomgeving en duidelijke werkafspraken voor AI in plaats van iedereen op een eigen account, met praktische training per team.
Procedures en ervaring vastgelegd en doorzoekbaar gemaakt, zodat collega's een antwoord krijgen zonder steeds dezelfde persoon te storen.

Wat er verandert

De tool die past, echt in gebruik. Soms is dat de hele opdracht: de aandeelhoudersvergadering van een bedrijf met zo'n dertig aandeelhouders in meerdere landen ging van papier naar digitale registratie, besluiten en stemming, met een bestaand product en zonder enige automatisering.

Hoe de tools worden gekozen

Automatiseringen worden gebouwd op n8n, een open workflowplatform dat in uw eigen account kan draaien en waar uw team in kan kijken. Waar een goed product al bestaat, gaat dat voor op maatwerk. AI wordt ingezet waar het zijn plek verdient, met een toets aan uw eigen kennis en uw goedkeuring voordat er iets naar buiten gaat, en nooit als vertrekpunt. Licenties van derden factureert de leverancier rechtstreeks aan u, niet via ons.

Zit uw week hier ergens tussen?

Plan het gesprek