Was wir tun

Fünf Arten von Arbeit, und wie jede davon gebaut aussieht.

Die Werkzeuge unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Arbeit darunter kaum. So sieht jede der fünf aus, wenn sie als System läuft, abgeleitet aus den Projekten, die sie geprägt haben.

Anfragen, Nachfassen und Partner

Die Situation

Leads, Partner und Kunden sind über Mailboxen und Listen verstreut. Ob ein Gespräch ein Nachfassen bekommt, hängt davon ab, wer daran denkt. Partner melden Deals in losen Nachrichten, und Verlängerungen kommen als Überraschung.

Was gebaut wird

Ein CRM mit einer Pipeline je Art von Chance: neue Partner, Direktverkauf, Partnerdeals, Verlängerungen. Bestehende Kontakte werden einmal übernommen.
Ein Tagesüberblick über offene Aufgaben, stillstehende Chancen und Termine, an jedem Arbeitstag verschickt.
Nachfassaufgaben, die von selbst entstehen, wenn ein Kontakt still wird, jede mit einem fertigen Entwurf der Nachricht.
Ein Formular, mit dem Partner einen Deal registrieren oder eine Lizenz beantragen, direkt im CRM, mit Bestätigung an den Partner.
Ein Verlängerungsdatum bei jeder Lizenz, und rechtzeitig davor eine Aufgabe.

Was sich ändert

Sie sehen jederzeit, welche Partner, Deals und Verlängerungen laufen, ohne eine Mailbox zu durchsuchen. Nachfassen passiert auch in vollen Wochen rechtzeitig, und das Wachstum hängt weniger am Gedächtnis der Leute an der Spitze.

Offerten, Dossiers und Onboarding

Die Situation

Dieselben Kundendaten werden in eine Offerte getippt, dann in einen Vertrag, dann in ein Dossier, dann in ein Onboarding-Formular. In einer vollen Woche wird einer dieser Schritte übersprungen, und genau der kostet später Geld.

Was gebaut wird

Offerten und Verträge, zusammengestellt aus den Notizen eines Gesprächs und den Daten, die Ihr CRM bereits hat, und über einen Link zur Unterschrift verschickt.
Ein Aufnahmeformular, das Einrichtung, Dokumente und Konten eines neuen Kunden vorbereitet, sodass jemand im Team das Ergebnis prüft, statt es von Hand aufzubauen.
Wiederkehrende Dossiers, Briefe und Standarddokumente, aus festen Vorlagen und vorhandenen Daten gebaut und aktuell gehalten.
Ein unterschriebener Vertrag, der die nächsten Schritte von selbst auslöst: die Anzahlung, ihre Rechnung, den Start des Zeitplans.

Was sich ändert

Jedes Dokument stimmt beim ersten Mal, weil es aus einer Quelle gebaut ist, und niemand tippt dieselbe Information dreimal. Der Schritt, der früher übersprungen wurde, passiert einfach.

Auswertungen und Daten zwischen Systemen

Die Situation

CRM, Buchhaltung und Branchensoftware halten je einen Teil der Wahrheit. Jemand überträgt in festem Rhythmus Zahlen von einem ins andere, und die Monatsübersicht wird aus Tabellen und E-Mails von Hand neu gebaut.

Was gebaut wird

Daten, die von selbst zwischen den Systemen wandern, sodass ein Kunde, eine Rechnung oder ein Projekt einmal existiert und überall gleich ist.
Periodische Berichte und ein Dashboard mit den Zahlen, nach denen Sie steuern, automatisch aus den Systemen zusammengestellt, die sie halten.
Eingehende Dokumente und E-Mails, die gelesen, sortiert und ins richtige System eingetragen werden, sodass nur noch Ausnahmen bei einem Menschen landen.

Was sich ändert

Eine Quelle der Wahrheit statt drei Versionen derselben Zahl, und ein Überblick, der aktuell ist, wann immer Sie ihn öffnen. Dateneingabe, die früher Stunden gekostet hat, dauert Minuten, mit jemandem, der prüft statt tippt.

Texte und Korrespondenz aus Ihrem eigenen Wissen

Die Situation

Artikel, Newsletter und Standardkorrespondenz werden nie geschrieben, weil die Leute, die das Thema kennen, keine Zeit zum Schreiben haben. KI-Werkzeuge von der Stange liefern Allerweltstext, der billig klingt, und eine falsche Zahl im Druck kostet Vertrauen bei genau den Leuten, die Sie überzeugen wollen.

Was gebaut wird

Eine Wissensbasis in einer Tabelle, die Sie kontrollieren: die Themen, was das Unternehmen weiss, der Ton, und welche Fakten genannt werden dürfen und welche nicht.
Eine Fotobibliothek aus Ihrer eigenen Website, beschrieben und verschlagwortet, sodass jeder Beitrag mit einem echten Bild aus Ihrem Portfolio beginnt.
Recherche je Thema: die obersten Suchresultate und weitere Quellen, zu Briefing und Gliederung zusammengefasst.
Ein Schreibschritt, der Gliederung und Tonregeln folgt, und ein separater Redaktionsschritt, der jede Zahl und jede Aussage an der Wissensbasis prüft.
Der fertige Entwurf an einem festen Tag im Editor Ihrer Website, mit Bild, Inhaltsverzeichnis, Lesezeit und Suchfeldern, und eine Benachrichtigung per E-Mail.

Was sich ändert

Ein stetiger Strom von Beiträgen, die nach Ihnen klingen und nur sagen, was Sie als wahr kennen. Sie wählen die Themen, die Wissensbasis bestimmt, was gesagt wird, und nichts geht live ohne Ihre Freigabe.

Das richtige Werkzeug wählen und in Gebrauch bringen

Die Situation

Software wurde gekauft und kaum genutzt, mehrere Werkzeuge überschneiden sich, oder niemand ist sicher, welches Produkt das richtige ist. Manchmal wird Arbeit nur deshalb noch von Hand gemacht, weil niemand Zeit hatte, das einzurichten, was sie erledigen würde.

Was gebaut wird

Ein Überblick über die Software, die Sie einsetzen, wo sie sich überschneidet und wo sie ungenutzt liegt.
Auswahl und Einführung eines Standardprodukts, wo das besser passt als eine Eigenentwicklung, mit einem Team, das darauf eingerichtet und eingearbeitet ist.
Ein gemeinsamer Arbeitsbereich und klare Arbeitsregeln für KI statt persönlicher Konten für alle, mit praktischer Schulung je Team.
Abläufe und Erfahrungswissen festgehalten und durchsuchbar gemacht, damit Kolleginnen und Kollegen eine Antwort bekommen, ohne dieselbe Person erneut zu unterbrechen.

Was sich ändert

Das passende Werkzeug, tatsächlich in Gebrauch. Manchmal ist das die ganze Aufgabe: Die Aktionärsversammlung eines Unternehmens mit rund dreissig Aktionären in mehreren Ländern wechselte von Papier zu digitaler Registrierung, Beschlüssen und Abstimmung, mit einem bestehenden Produkt und ganz ohne Automatisierung.

Wie die Werkzeuge gewählt werden

Automatisierungen entstehen auf n8n, einer offenen Workflow-Plattform, die in Ihrem eigenen Konto laufen kann und in die Ihr Team hineinschauen kann. Wo es ein gutes Produkt bereits gibt, wird es einer Eigenentwicklung vorgezogen. KI kommt dort zum Einsatz, wo sie sich verdient, mit einer Prüfung an Ihrem eigenen Wissen und Ihrer Freigabe, bevor etwas rausgeht, und nie als Ausgangspunkt. Lizenzen Dritter rechnet der Anbieter direkt mit Ihnen ab, nicht wir.

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